Как выбрать транспортную компанию? 5 полезных советов

Закупка транспортных услуг – процесс непростой и трудоемкий. Грамотный логист должен знать, как выбрать транспортную компанию с высоким уровнем сервиса и адекватным ценником. Но в этом процессе много подводных камней, а «обучение на ошибках» может обернуться для компании-поставщика значительными убытками.

В этой статье мы дадим пять полезных советов о том, как выбрать транспортную компанию и оценить ее эффективность.

Совет 1: С чего начать?

Перед тем, как выбрать транспортную компанию, следует определить, какие задачи она будет решать. Главная задача этого этапа – найти золотую середину между числом транспортных компаний и объемом бюджета. Иными словами, собрать адекватный пул перевозчиков и не потратить слишком много денег.

Сформируйте стратегию, ответив на три основных вопроса:

• какие виды перевозки вы будете использовать;
• с каким количеством транспортных компаний вы готовы работать (учтите, что для каждого перевозчика нужно найти замену на случай непредвиденной ситуации);
• каков бюджет логистики.

Обратите внимание, что со временем эти параметры могут поменяться.

В зависимости от набора задач станет понятно, следует ли обратиться к транспортной компании широкого профиля или искать более нишевое решение: например, подрядчик для перевозки грузов малых объёмов со строгим соблюдением температурного режима или компании, работающие со сборными грузами.

Стоит отметить, что транспортные компании бывают двух категорий: перевозчики и экспедиторы.

• Перевозчики – фактические исполнители заказа, использующие собственные ресурсы. Чаще всего они предлагают заказчикам более низкие цены, но в основном такие компании занимаются узкопрофильными видами перевозок. Если компания совсем маленькая, то зачастую они не могут предоставить высокий уровень сервиса.
• Экспедиторы – компании, которые нанимают перевозчиков как субподрядчиков. Этот вариант обычно более дорогой, но гибкий и обещающий более высокий сервис, он подходит для небольших компаний, которые не имеют достаточного опыта в грузоперевозках. В то же время с экспедиторами управлять перевозками сложнее, так как в цепи поставок появляется дополнительное звено. Поэтому, если экспедитор – не профессионал своего дела, это может привести к проблемам.

С кем работать – вопрос индивидуальный. Обратите внимание и на крупных перевозчиков, и на крупных экспедиторов – в зависимости от профиля вашей компании,

Совет 2: Какие бывают тендеры?

Иногда представители компаний-поставщиков находят подходящего перевозчика по рекомендации коллег или на разнообразных мероприятиях, посвященных логистике: семинарах, конференциях, форумах, выставках и так далее. Однако наиболее распространенный способ – объявить тендер.

Тендер – основой способ выбрать транспортную компанию. Он позволяет понять, какую позицию компания-заказчик занимает на рынке, сравнить компании по уровню сервиса и снизить первоначально предлагаемые поставщиками тарифы на перевозку.

Тендеры лучше всего проводить при большом объеме перевозок и крупных бюджетах. Частота варьируется в зависимости от размера и рода деятельности компании, но среднестатистический показатель – примерно раз в год или в два года.

По размеру тендеры можно классифицировать следующим образом:

• тендер под комплексный проект: например, строящийся завод. В рамках проекта планируется перевозить негабаритные изделия. Компания знает все вводные в рамках проекта
• тендер под определенный объем регулярных перевозок. В этом случае компания может не знать каких-либо вводных (например, направления перевозки), ее задача – подобрать транспортную компанию, которая сможет оказывать услуги по выгодному тарифу в определенный период (например, год);
• Мини тендер под разовую перевозку.

Кроме того, тендер может быть открытым или закрытым. В открытом тендере принимают участие все транспортные компании, которые откликнулись на предложение. Для закрытого тендера заказчик подбирает участников сам.

Совет 3: Как подготовиться к тендеру?

В первую очередь составьте контракт со всеми условиями, которые будут применяться к поставщику. У любой крупной компании есть шаблон договора, по которому они работают с транспортными компаниями. Будьте готовы, что подрядчики будут оспаривать условия, чтобы снять с себя ответственность за перевозку или навязать свою редакцию контракта.

Обсуждая условия контракта, опирайтесь на бэйслайн – набор данных по выполненным ранее перевозкам за определенный период (чаще всего это минувший год). Среди наиболее необходимых данных:

• типы транспортных средств;
• даты отгрузки;
• количество перевозок;
• объем перевозок (например, в палетах);
• направления;
• расходы.

Есть речь идет о тендере под проект или под определенный объем, то бэйслайн с данными об объеме (но без данных о цене) поможет транспортной компании лучше понять, на что стоит рассчитывать.

К контракту прилагаются тендерные задания. В отличие от договора, в котором используется сложный юридический язык, тендерное задание нужно, чтобы более кратко и понятно объяснить подрядчику условия сотрудничества.

Затем составьте оценочную таблицу. Она пригодится, чтобы сравнить участников тендера между собой и в итоге определить победителя. Помимо стоимости услуг мы рекомендуем сравнивать транспортные компании по следующим критериям:

• опыт и ресурсы: убедитесь, что перевозчик уже работал с товаром, который производит компания, а также владеем автопарком нужного объема и работает с квалифицированными водителями;
• гибкость и благонадежность: перевозчикам нередко приходится подстраиваться под клиента (особенно когда речь идет о крупном контракте). Например, принять договор с минимальными правками или дополнительно обучить сотрудников;
• информационная интеграция и прозрачность: проверьте, использует ли транспортная компания электронный документооборот и насколько просто интегрировать подрядчика с ERP-системой компании. Особенно важно проверить способность транспортной компании отслеживать груз на всех этапах перевозки; готов ли поставщик интегрироваться с системой заказчика и вложиться в это до момента получения денег;
• доступность: проверьте, насколько легко связаться с представителем транспортной компании, если возникнут проблемы или вопросы, связанные с перевозкой;
• дополнительные услуги: некоторые перевозчики не только занимаются перевозками, но и упаковкой, загрузкой и разгрузкой товара. Для многих компаний это большой плюс.

Также вы можете воспользоваться нашим бесплатным шаблоном. Заполните форму ниже, чтобы получить его на почту.

Совет 4: Как провести тендер

Тендер можно провести на специализированной онлайн-площадке или разослать участникам тендерные задания в виде таблицы. В первом случае заказчик получает более выгодные предложения, так как транспортные компании видят предложения конкурентов и могут снизить цену, чтобы заинтересовать заказчика.

Лучше всего комбинировать эти подходы:

• опубликовать тендерное предложение на онлайн-площадке и выбрать перечень из нескольких поставщиков на каждое направление;
• выбрать пул наиболее подходящих подрядчиков и далее проводить мини-тендер в момент размещения заявки, чтобы получить наиболее оптимальную цену доставки;

По результатам тендера компания не меняет сразу всех перевозчиков, она постепенно выводит старых и привлекает новых, чтобы не допустить проседания уровня сервиса.

После того, как вы выслали потенциальным подрядчикам тендерное задание, рекомендуем провести дебрифинговую конференцию, на которой участники смогут задать вопросы. Так вы сможете избежать недопониманий и ошибок в тарификации.

Итак, окончательный план тендера выглядит так:

• объявляем тендер, публикуем задание на онлайн-площадке;
• отвечаем на вопросы перевозчиков на дебрифинг-сессии;
• открываем тендер;
• анализируем предложения поставщиков: если кто-то сильно выбивается (например, расценки заметно ниже конкурентов), аккуратно уточняем, насколько корректно транспортная компания поняла вводные;
• определяем, нужны ли дополнительные этапы контроля: можно сравнить участников тендера по оценочной таблице или провести дополнительный аудит, чтобы проверить, насколько перевозчики с вами честны (например, запросить ПТС автопарка или провести выездной аудит);
• озвучиваем результаты тендера;
• по результатам тендера закрепляем на конкретное направление наиболее подходящую транспортную компанию. Если таких несколько, проводим онлайн-тендер для каждой перевозки или раздаём заявки поставщикам согласно определённой пропорции.
• подписываем контракты и обговариваем трансферный период (переключение на новых поставщиков с параллельным контролем качества)

Идеальное время для тендера – январь. В начале года большинство транспортных компаний не завышают расценки из-за относительного затишья на рынке. По итогам тендера заказчик может договориться с подрядчиком заморозить тарифы до конца года и сэкономить.

Если вы проводите тендер на онлайн-площадке, рекомендуем назначить закрытие торгов на 18:00. Самая ожесточенная борьба за контракт начинается за несколько часов до закрытия торгов и если кого-то из поставщиков не будет в момент закрытия на работе, то вы можете упустить последние шаги снижения ставки.

Совет 5: Как оценить эффективность транспортной компании?

Крайне редко в результате тендера компания полностью меняет состав перевозчиков. Чаще всего на новые транспортные компании стоит переключаться постепенно, отслеживая их эффективность и влияние на KPI транспортной логистики.

Сравнивая расходы на перевозки в разные периоды, нужно учитывать, изменились ли вводные (например, ставки или логика тарификации). Для разных направлений нужно проводить моделирование.

Моделирование основывается на бэйслайне. Сравните с ним условия, которые вам предложили транспортные компании, участвующие в тендере. Вы получите информацию по той инфляционной составляющей, которую вам следует заложить в бюджет на следующий период.

Такой подход позволяет более детально проработать бюджет по различным направлениям. К примеру, если с новым подрядчиком перевозки из Москвы в Новосибирск подорожают в несколько раз, но при этом грузы по этому направлению отправляются редко, значительного влияния на бюджет это не окажет.

Следить за показателями удобно при помощи качественной TMS – особенно если система хранит данные в облаке и дает возможность предоставить доступ к ним всем участникам цепи поставок. Из отечественных разработок такой функционал предлагает, в частности, Artlogic.

Какую тактику используете вы, чтобы выбрать транспортную компанию? Поделитесь полезными советами в комментариях к этой статье или ею с коллегами, если открыли для себя что-то новое.

Также рекомендуем подписаться на обновления нашего блога, чтобы каждую неделю получать полезные материалы о современной логистике и управлении цепями поставок.