Как организовать контроль торговых представителей

Контроль торговых представителей работающих на выезде торговых представителей (ТП) является краеугольным камнем при оценке эффективности маркетинговой политики. Без этого инструмента трудно определить влияние цены и ассортимента на уровень продаж. Сейчас компании могут выбирать между контролем традиционными методами и с помощью специализированного оборудования на основе GPS-трекинга.

Последствия бесконтрольности торговых представителей

Пренебрежение контролем над сотрудниками приводит к снижению производительности их труда и уменьшению исполнительности. У торговых представителей это приводит к тому, что работник часто принимает заказы у себя дома по телефону без личного контакта с клиентами.

Без контроля маршрута воровства топлива не избежать

Это приводит к следующим последствиям:

1. Не производится контроль выкладки продукции на полках.
2. Воровство топлива из-за сокращения длительности маршрута.
3. Падение процента выполнения торговых заданий, реализация которых требует живого разговора с клиентом и применения навыков продаж.
4. Падает объем заказов, так как ТП не видит отсутствия своей продукции на полках.
5. В телефонном режиме заказчик плохо контролирует объем заказа, что осложняет последующие взаиморасчеты.

Усугубляется ситуация с бесконтрольностью тем, что указанные негативные последствия проявляются одновременно и усиливают эффект друг друга. Для их предотвращения применяются традиционные «полевые» и современные цифровые методы контроля.

«Полевые» способы контроля торговых представителей

Никакие аппаратные методы и цифровые методы не заменят полностью контроля ТП путем объезда его торговых точек. Без этого инструмента можно получать от сотрудника формальные отписки и никогда не узнать о реальных причинах падения продаж на маршруте.

Бесконтрольные торговые агенты проводят рабочее время неэффективно

Мониторинг можно производить:

• за день до объезда работником магазинов;
• посещать точки совместно с ТП;
• делать объезд магазинов после посещения их торговым представителем.

Предварительный осмотр магазинов позволяет:

• оценить наличие своей продукции на полках, правильность её выкладки;
• узнать размер остатков;
• определить реальную продолжительность объезда торговых точек.

Этот способ целесообразно применять после переформатирования маршрута и для оценки навыков продаж нового сотрудника.

Совместные поездки позволяют:

• оценить личностные, коммуникативные качества работника и его навыки продаж;
• определить компетентность ТП и знание им ассортимента;
• выявить потребность в проведении обучающего тренинга.

Объезды точек на следующий день после торгового агента помогают:

• выявить обман в отчетах о посещении магазинов;
• узнать были ли предложены новинки;
• выяснить ценовую политику торговой точки;
• узнать мнение заказчиков о сотрудничестве с компанией и конкретным агентом;
• оценить приложенные усилия для выполнения спецзадач.

Объезжать рабочие маршруты супервайзеры должны раз в 1-2 месяца, в зависимости от эффективности работы сотрудников. При этом для объективной оценки достаточно посетить лишь наименее эффективные и удаленные магазины, но не менее 50% их количества.

Проверка выкладки и наличия товара на полках магазина

Обязательными этапами посещения супервайзерами торговых точек являются:

1. Подготовка к аудиту.
2. Визуальный осмотр торговой точки.
3. Знакомство с персоналом магазина.
4. Тщательный осмотр витрин и определение остатков своей продукции.
5. Сбор информации о ТП и удобства сотрудничества с компанией.
6. Завершение визита.
7. Анализ информации и её обсуждение с торговым представителем.

Помимо «полевых» методов контроля, которые позволяют оценить эффективность работы агентов, используются другие способы, предполагающие применение технических средств.

Ежедневный фотоотчет

С помощью фотоотчета супервайзер может контролировать такие параметры работы ТП:

• время в дороге;
• количество посещений в день;
• время нахождения в торговой точке.

Эффективность ежедневного фотоотчета для контроля агентов не всегда оправдывает ожидания.

Фотоотчет при посещении клиентской торговой точки

Работники могут установить дома программы для изменения мета-тэгов изображений. Они позволяют фальсифицировать фотографии дома из заранее сделанных снимков, подставляя дату, время и прочую информацию.

Поэтому эффективность фотоотчетов проявляется лишь в краткосрочной перспективе и снижается вследствие изворотливости ТП.

Контроль по телефону

Контролировать ТП в телефонном режиме можно, но этот метод не добавляет доверия в отношения с супервайзером. Единственной возможностью оценить местонахождение сотрудника является требование передать трубку работнику торговой точки, в которой находится агент. Но ТП всегда может сослаться на дорожную обстановку, потерю связи и прочие непредвиденные обстоятельства.

Торговые представители могут уклоняться от контроля по телефону

Несмотря на все минусы этого метода, телефонный контроль следует иногда применять для того, чтобы торговый агент осознавал возможность проверки и не отвлекался с маршрута по личным делам.

Общение с клиентами по телефону не следует представлять, как проверку работника. Можно просто обсудить текущие вопросы и наличие жалоб.

Возможности сетевого и GPS-оборудования для контроля торговых представителей

Технические средства определения месторасположения давно используются в быту для контроля родителей над детьми.

Принципиальная схема работы простого GPS-трекера

 В торговой сфере GPS-трекинг позволяет гораздо больше и дает супервайзеру такие возможности по наблюдению за работниками на маршруте:

• отображение местонахождения ТП в реальном времени;
• просмотр прохождения дневного маршрута со временем задержки в каждой точке;
• учет посещения магазинов.

С целью автоматизации торговли цифровая техника агента (планшет, смартфон) может быть интегрирована в учетную систему компании через интернет. Преимущество такой системы в том, что ТП может видеть остатки на складе в реальном времени и сразу резервировать продукцию под клиента. Это позволяет гарантировать доставку в оговоренные сроки. Кроме того, отображение сделок резервирования товара в учетной системе является дополнительным элементом контроля посещаемости магазина ТП.