Документооборот и особенности учета: автомобильные грузоперевозки

Владельцы автотранспорта несут затраты на эксплуатацию автомобилей, а владельцы грузов — на расчеты с перевозчиками. Кроме того, подлежат учету перевозимые товарно-материальные ценности. У грузоотправителя они подлежат списанию, у грузополучателя — оприходованию. Разберем, как правильно оформлять первичные документы при автомобильных грузоперевозках.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Грузоперевозки москва санкт петербург и ведение учета
Основа бухгалтерского учета — документирование фактов хозяйственной жизни. Представить себе хозяйственную деятельность без автомобильных грузоперевозок невозможно. Поэтому практически не найдется бухгалтера, которого бы не интересовали проблемы оформления документов при транспортировке грузов.

Рекомендуем вебинар по этой теме в Школе бухгалтера «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках»

Владелец транспорта
Чтобы разобраться в принципах учета, сначала следует определить, кто является владельцем транспорта, перевозящего груз. Таким лицом может быть грузоотправитель. Следовательно, плату за перевозку он не вносит.

Автотранспорт может принадлежать грузополучателю. При таких обстоятельствах он осуществляет самовывоз груза.

В перевозке могут участвовать три разных лица — грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик, привлеченный для оказания услуги по транспортировке на возмездной основе. При этом отношения с перевозчиком регламентирует гражданское законодательство. Если договор на перевозку заключает грузоотправитель, то применяется глава 40 «Перевозка» ГК РФ и Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Если же заказчиком перевозки выступает грузополучатель, то он заключает с перевозчиком договор транспортной экспедиции (п. 2 ст. 801 ГК РФ). В таком случае надлежит руководствоваться главой 41 «Транспортная экспедиция» и Федеральным законом от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». К названным федеральным законам изданы подзаконные акты:

Правила перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272).
Правила транспортно-экспедиционной деятельности (утв. постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 № 554).
Наконец, грузоотправитель и грузополучатель могут совпадать в одном лице. В этом случае с владельцем транспорта заключается договор перевозки груза (ст. 785 ГК РФ). Такая перевозка не сопровождается изменением собственника перевозимых ТМЦ.

Переход права собственности
Следующий момент, который необходимо уяснить бухгалтеру для организации правильного документооборота, — о переходе права собственности на груз. Очевидно, у перевозчика или у экспедитора груз числится в забалансовом учете — на счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

Передача ТМЦ от грузоотправителя грузополучателю (через перевозчика) не обязательно сопровождается переходом права собственности на активы. Например, к грузополучателю товары могут поступать для последующей реализации по договору комиссии, материалы — в качестве давальческого сырья для дальнейшей переработки. А объекты основных средств могут транспортироваться для передачи в аренду. Иными словами, нужно уяснить характер отношений (вид сделки) между отправителем и получателем груза.

Если между отправителем и получателем заключен договор купли-продажи, то в результате ТМЦ сменит собственника. Однако момент перехода права собственности может быть определен по-разному. Статья 458 (п. 2) ГК РФ гласит: в случаях, когда из договора не вытекает обязанность продавца по доставке товара или передаче товара в месте его нахождения покупателю, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент сдачи товара перевозчику для доставки покупателю, если договором не предусмотрено иное.

С точки зрения учета это означает: если право собственности на товар перешло к покупателю-грузополучателю при передаче товара перевозчику, то соответствующие ТМЦ подлежат списанию с баланса продавца-грузоотправителя в этот же момент. Одновременно продавец может признать затраты на доставку, перевозку он не контролирует.

Если же право собственности на ТМЦ переходит к покупателю при их вручении (п. 1 ст. 223, п. 1 ст. 224 ГК РФ), то для списания активов с баланса продавцу необходимо документальное подтверждение такого вручения. Исходя из всех этих обстоятельств определяется надлежащий документооборот.

Учет грузоперевозок: признание расходов
Оформление первичных документов интересует бухгалтеров в первую очередь в целях налогообложения (абз. 2 п. 1 ст. 172, абз. 9 ст. 313 НК РФ). Затраты производственной организации на перевозку грузов внутри организации и доставку готовой продукции покупателям в соответствии с условиями договоров относятся к материальным расходам (пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). Они отражаются в налоговом учете на основании акта приемки-передачи услуг, подписанного налогоплательщиком (п. 2 ст. 272 НК РФ). А вот что это за акт — ни налоговое, ни гражданское законодательство не проясняют…

Торговые организации руководствуются другой нормой. А именно: при реализации имущества продавец вправе уменьшить доходы от таких операций на сумму расходов, непосредственно связанных с такой реализацией, в частности на расходы по транспортировке реализуемого имущества (п. 1 ст. 268 НК РФ). Однако из письма МНС РФ от 17.06.2004 № 22-1-14/1058@ следует, что затраты на транспортировку в торговле материальными расходами не считаются. Поэтому их правомерно классифицировать как прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такие затраты принимаются в расходах на дату расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров перевозки или на дату предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Что касается расходов на реализацию ТМЦ, то они признаются на дату реализации, то есть перехода права собственности к покупателю (п. 1 ст. 39, пп. 1 и пп. 3 п. 1 ст. 268, п. 2 ст. 318 НК РФ). Разумеется, такой переход требует документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Документы для грузоперевозок. Первичные учетные документы
Как видно, задача для организации учета вырисовывается непростая. Ее решение требует от бухгалтера тщательного анализа условий каждой перевозки или блока однотипных перевозок.

Универсальный рецепт выдать затруднительно. Ситуация усугубляется еще и тем, что в связи с изменением законодательства о бухгалтерском учете с 1 января 2013 г. пришлось пересмотреть требования к оформлению «первички». Такой тезис может удивить читателя — ведь базовые требования к первичным документам федеральных законов «О бухгалтерском учете» — от 21.11.1996 № 129-ФЗ и от 06.12.2011 № 402-ФЗ — сохранились в прежнем виде.

Причина кроется в формулировке другой нормы. Старый и новый подходы отражены в таблице.

Законодательство о бухгалтерском учете включает:
до 1 января 2013 г. – согласно Закону № 129-ФЗ (ст. 3): с 1 января 2013 г. – согласно Закону № 402-ФЗ (ст. 4):
все федеральные законы, указы Президента РФ и постановления Правительства РФ все федеральные законы и принятые в соответствии с ними нормативные правовые акты
Рекомендуем по теме документирования грузоперевозок:

Видеолекция «Документооборот при перевозках грузов автомобильным транспортом» – относится к периоду применения Закона № 129-ФЗ.

Видеолекция «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках» – здесь разобраны особенности документирования грузоперевозок в условиях действия Закона № 402-ФЗ.

В чем же именно проявляется разница?
Начиная с 1 января 2013 г. в целях бухучета признаются лишь те нормативные акты, которые были приняты в соответствии с федеральными законами. Законодатель прямо оговорил этот нюанс. В противном случае не имело бы смысла специально акцентировать внимание на этих источниках правового регулирования. Ведь подзаконные акты по сути являются неотъемлемой частью законов, конкретизируя их применение.

К данной категории не относятся Общие правила перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденные Минавтотрансом РСФСР 30 июля 1971 г., а также Инструкция Минфина СССР № 156, Госбанка СССР № 30, ЦСУ СССР № 354/7, Минавтотранса РСФСР № 10/998 от 30 ноября 1983 г. «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом». Дело в том, что они приняты не в соответствии с федеральными законами, а в период существования СССР. Вообще говоря, эти документы по-прежнему считаются действующими в части, не противоречащей современному законодательству (основание — ст. 4 Закона РСФСР от 24.10.1990 № 263-1 «О действии актов органов Союза ССР на территории РСФСР» с учетом Закона РСФСР от 25.12.1991 № 2094-1 «Об изменении наименования государства Российская Советская Федеративная Социалистическая Республика»), но вне области бухгалтерского учета.

По этой причине товарно-транспортная накладная в качестве обязательного первичного документа активно обсуждалась до 1 января 2013 г., а вот после этой даты в официальных разъяснениях не упоминается.

Отметим, что в 2016 году выездные проверки 2012 года еще возможны. А уж «первичка», подтверждающая годовой убыток, попадает под налоговый контроль на протяжении 10 лет (п. 4 ст. 89, п. 2 и п. 4 ст. 283 НК РФ). Кстати, необходимость следования в бухучете до 1 января 2013 г. Инструкции № 156 поддержана определением ВАС РФ от 25.04.2012 № ВАС-4429/12.

Важно! В ноябре 2016 года появилось новое правило оформления документов для грузовых перевозок автотранспортом. Правительство РФ своим Постановлением от 24.11.2016 г. № 1233 упростило для грузоперевозчиков порядок оформления документов. В соответствии с ним, с 8 декабря 2016 года отменено проставление печатей в заказе-наряде, сопроводительной ведомости и письменной претензии. До вступления в силу этого документа грузоперевозчики обязаны были заверять печатью все эти документы.

Как вести учет грузоперевозок. Официальные разъяснения
В период действия Закона № 402-ФЗ разъяснения контролирующих органов немногочисленны. Среди из них — письмо Минфина России от 06.11.2014 № 03-03-06/1/55918 о документировании договора перевозки груза в целях налога на прибыль.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 1 ст. 252 НК РФ). Но из этой формулировки не следует, что для признания расходов на перевозку необходим договор или документ, подтверждающий его заключение, в качестве которого выступает транспортная накладная. В силу прямого указания законодателя подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (ст. 313 НК РФ). Как отмечено выше, на основании договора (с приложением документа, подтверждающим его заключение, в случае необходимости такого подтверждения) признаются прочие расходы, предусмотренные пунктом 1 статьи 264 Налогового кодекса. В иных аспектах транспортная накладная используется в учете как перевозочный документ. Ведь груз, на который не оформлена транспортная накладная (за отдельными исключениями), перевозчиком для транспортировки не принимается (п. 2 ст. 2, п. 3 ст. 8 Закона № 259-ФЗ).

Транспортная накладная — первичный документ, в обязательном порядке подтверждающий оказание услуг по перевозке ТМЦ. Если накладной нет, при налоговой проверке ждите проблем не только с признанием расходов на перевозку, но и со списанием и оприходованием ТМЦ.

А вот само по себе отсутствие договора (или документа, подтверждающего его заключение) признанию материальных расходов и даже прочих расходов (в последний день отчетного или налогового периода!) не препятствует. Иное мнение является расширительным толкованием налогового законодательства, которое недопустимо (п. 6 и п. 7 ст. 3 НК РФ).

Отметим еще один принципиальный момент. В соответствии с Законом № 402-ФЗ (п. 8 ст. 3) фактом хозяйственной жизни признается операция, которая в будущем способна оказать влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств. Так вот одна лишь передача ТМЦ перевозчику в перспективе, при условии доставки ТМЦ, «способна оказать влияние» на экономические показатели участников сделки. Так что транспортная накладная — полноценный первичный учетный документ (п. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Бухгалтер — профессия творческая
В современном учете немало вопросов, которые напрямую властными предписаниями не регулируются. Вопрос оформления автомобильных грузоперевозок характеризует способность бухгалтера к профессиональному суждению. Рекомендуем видеосеминары по этой непростой теме, которые это суждение помогут сформировать:

«Документооборот при перевозках грузов автомобильным транспортом» (по правилам, действовавшим до 1 января 2013 г.).
«Как оформить первичные документы при транспортных перевозках» (начиная с 1 января 2013 г.).
Подчеркнем: формирование учетной политики в отношении транспортировок невозможно без оперирования нормами гражданского законодательства. Необходимость правовых знаний установлена профессиональным стандартом «Бухгалтер» (утв. приказом Минтруда России от 22.12.2014 № 1061н).