Доставка сотрудников к месту работы и обратно

Трудовой кодекс не требует доставлять персонал к месту работы и обратно, если только речь не идёт о вахтовиках, которым работодатель обязан за свой счёт обеспечить такую доставку (см. 301 ТК РФ). А если доставка сотрудников на работу и обратно не предусмотрена ни Трудовым кодексом, ни отраслевыми соглашениями, работодатель может организовать её по собственной инициативе, хотя и не обязан это делать. Как выплачивать дневную ставку за дни нахождения в пути сотрудникам-вахтовикам >>> Как правило, речь идёт не о прихоти руководства, а о производственной необходимости, обусловленной расположением предприятия или характером его деятельности. Многие сельскохозяйственные и промышленные объекты расположены далеко за пределами населённых пунктов или на их окраине, отделяемые от ближайших остановок общественного транспорта значительным расстоянием. Чтобы сотрудники успевали добраться на работу вовремя, к началу рабочего дня, а после его окончания без проблем попасть домой, работодатель может приобрести или арендовать транспорт для организации спецрейсов. 

Как организовать доставку работников к месту работы  Как именно должна происходить доставка сотрудников к месту работы и обратно, Трудовой кодекс не указывает. Поэтому работодатель сам решает, какой из существующих и доступных ему способов стоит использовать:  Перевозить персонал на транспорте, принадлежащем компании Этот вариант подходит только предприятиям с собственным автопарком для перевозки людей и штатными водителями, которые будут в указанное время забирать сотрудников из дома или общего пункта сбора и привозить на работу, а после окончания рабочего дня — развозка сотрудников по домам или доставлять обратно к пункту сбора. 

Приказ о доставке работников к месту работы Компенсировать расходы на проезд к месту работы на личном автомобиле или такси Это может быть фиксированная сумма, выплачиваемая с определённой периодичностью (например, раз в неделю или ежемесячно) и рассчитываемая исходя из средних затрат сотрудника на обслуживание, амортизацию и заправку личного автомобиля. Если нет возможности заранее определить, какими будут расходы на «самодоставку» (как в случае с такси, где тарифы могут меняться в зависимости от трафика и погодных условий), размер компенсации определяется на основании предоставленных сотрудником чеков, квитанций или отчётов. 

Заключить договор на оказание услуг с другой организацией Иногда проще и удобнее заключить договор с одной или несколькими транспортными компаниями, которые будут организованно перевозить персонал, чем выплачивать компенсацию каждому сотруднику по отдельности.  Подробнее в Системе Кадры Как воздействовать на сотрудников социально-бытовыми стимулами Как мотивировать персонал компенсационными выплатами Как нематериально мотивировать сотрудников в кризис Расходы на доставку сотрудников к месту работы  Доставка работников к месту работы и обратно оплачивается из бюджета работодателя, если осуществляется по его инициативе или исходя из требований ст. 301 ТК РФ.

Нельзя ни полностью, ни частично перекладывать связанные с ней расходы (например, оплату топлива для автобуса или автомобиля) на плечи сотрудников. А чтобы вычесть траты на закупку или аренду транспорта, его обслуживание и зарплату водителям из расчёта налога на прибыль, не столкнувшись с претензиями налоговиков, работодатель должен выполнить два условия:  Подтвердить, что доставка работников к месту работы, а по её завершении — домой, действительно обусловлена технологическими особенностями производства Например, непрерывным графиком работы организации (работники не могут воспользоваться общественным транспортом после окончания ночной или вечерней смены) или её удалённостью от остановок общественного транспорта.

А в случае отсутствия реальной производственной необходимости в доставке придётся вести персональный учёт сотрудников, воспользовавшихся данной гарантией, и удерживать с них на этом основании НДФЛ и страховые взносы.  Включить условие о доставке в трудовой или коллективный договор как одну из гарантий, предоставляемых работодателем  Коллективный договор (фрагмент): условие о доставке Однако когда дело доходит до судебного разбирательства, суд принимает во внимание даже наличие одного из этих условий и на его основании считает траты на доставку персонала обоснованными.

Подробности — в письме УФНС России по Москве №21-18/98 от 23.03.2005.  Вывод Неудобное расположение или нестандартный режим работы предприятия — наиболее распространённые причины, по которым работодателю приходится брать на себя доставку персонала к месту работы и обратно. Делать это он не обязан, если только речь не идёт о работе вахтовым способом. Но если решение об организации доставки принято, не забудьте закрепить соответствующее условие коллективным или трудовым договором.