Организация управленческого учета в «1С»

Можно выделить три основных варианта сбора и обработки информации в программе «1С», характерные для работы в любых учетных системах.

Первый вариант. Данные управленческого и бухгалтерского учета собираются и вносятся в соответствующие базы отдельно. Никаких проблем с сопоставлением информационных баз не возникает, поскольку в этом нет необходимости. Однако этот вариант очень трудоемок.

Второй вариант. Данные управленческого учета получают путем преобразования данных бухгалтерского учета. Но полностью автоматизированный перенос данных вряд ли возможен, поскольку бухгалтерскую информацию необходимо дополнять. Например, отгрузка собранного компанией компьютера может отражаться в бухучете как отгрузка комплектующих, а сборка их в цельную модель — как отдельная услуга. В то же время в управленческом учете отгрузка компьютера может отражаться как ряд операций (перемещение комплектующих на сборку, сборка, отгрузка единицы продукции). Поэтому такие операции проще отражать в бухгалтерском и управленческом учете раздельно.

Участники исследования:Татьяна Борисовец,руководитель по внедрению «1С» ЗАО «Каландр» (пос. Мамонтовка, Московская обл.). В компании установлены программы «1С: Предприятие», «1С: Торговля и Склад», «1С: Производство и Услуги», «1С: Финансовое планирование»;Вадим Лебедевич,руководитель отдела консалтинга «МАСАН Бизнес-консалтинг» (Москва). В компании установлены программы «1С: Бухгалтерия», собственные разработки на основе «1С»;Сергей Порфирьев,начальник отдела внедрения консалтинговой компании «1С: Автоматизация» (Москва);Евгений Фадеев,директор консалтинговой компании «Дельта IT» (Ижевск);Станислав Шарипов,генеральный директор консалтинововй компании «АВРО-БУС» (Москва);Марина Шелудько,финансовый директор компании «Идеальная чашка» (Санкт-Петербург). В компании установлены программы «1С: Предприятие. Комплексная конфигурация», «1С: Финансовое планирование».

Третий вариант. Данные бухгалтерского учета получают из данных управленческого учета. При этом операции, связанные с основной деятельностью (закупки, продажи, производство), чаще всего выгружаются из управленческой базы в бухгалтерскую. Ведется также параллельный раздельный учет операций, которые в бухгалтерском и управленческом учете различаются по содержанию. Этот способ самый технологичный. Однако поскольку данные управленческого учета заносятся в базу, как правило, непосредственными исполнителями или экономистами, а потом автоматически переносятся в бухгалтерскую базу, то бухгалтерия может потерять контроль над учетным процессом. Чтобы этого не произошло, обычно автоматизируются наиболее типичные операции, а учет остальных ведет бухгалтерия.

Наше исследование показало, что пользователи учетных модулей управленческий учет в 1с чаще всего применяют первый вариант. Это, в частности, связано с тем, что бухгалтеры средних и мелких компаний, как правило, не хотят брать на себя дополнительную нагрузку и ответственность по ведению управленческого учета и в то же время выступают против вмешательства в их сферу деятельности других сотрудников. В таких компаниях управленческим учетом занимается непосредственно финансовый директор (иногда руководитель предприятия) или же независимый от бухгалтерии отдел, например планово-экономический. Кроме того, управленческий учет и бюджетирование часто не поставлены как управленческие технологии и за принятие решений отвечают один-два человека, которые и являются потребителями финансовой информации, а сама информация четко делится на «черную» и «белую». В таких компаниях не возникает потребности в комплексных системах автоматизации, поэтому для ведения управленческого учета используется параллельная база в программе «1С: Бухгалтерия».

С ростом бизнеса и повышением квалификации управленческих кадров компании отказываются от упрощенного подхода, предпочитая полностью автоматизировать трансформацию данных, то есть переходят ко второму или третьему вариантам. Обычно при этом повышается и прозрачность бизнеса.

При втором и третьем вариантах рабочий план счетов, на основании которого ведется управленческий учет, строится аналогично плану счетов бухгалтерского учета с использованием дополнительных аналитических признаков или субсчетов для учета операций в управленческом учете¹. В такой ситуации вводить основную массу данных можно однократно, а затем путем выборки по аналитическому признаку или субсчетам создавать требуемые управленческие и бухгалтерские отчеты.

Чтобы учетная система стала комплексным инструментом сбора и анализа управленческой информации о деятельности компании, необходима ее доработка: сопоставление справочников управленческого и бухгалтерского учета, разработка аналитик, настройка и т. д. Для этого потребуются дополнительные финансовые (от нескольких сотен до десятков тысяч долларов) и временны’е (до одного года) затраты.

Рассмотрим различия между тремя способами получения управленческой информации на примере.