Ведение миграционного учета в 1С

Основной задаче для компании с большим количеством сотрудников является доработка системы ЗУП. Что бы автоматизировать учет иностранных граждан, разработан модуль миграционного учета. В данной статье пойдет речь о проекте внедрения и использования модуля миграционного учета. В модуль миграционного учета входит: документы иностранных граждан, учет трудовых договоров, учет ставок налогообложения, миграционный учет в 1с квот на иностранных сотрудников, отчетность по иностранным сотрудникам. Далее рассмотрим каждый пункт более подробно.

Документы иностранных граждан

Основой кадрового учета иностранных сотрудников являются его документы, такие как: разрешение на работу, визы, приглашения, медосмотр и все документы, необходимые для трудоустройства и миграционной службы. Все реквизиты и копии документов мы можем просмотреть в базе 1С. Зайдя в карточку физического лица, выбрав любого сотрудника, можем посмотреть, все действующие документы.

Нажав кнопку «Документы» перед нами появится новое окно, в котором можем посмотреть: вид документа и основные его реквизиты. В окне «Документы», нажимаем кнопку «Отобразить архив», появятся серые строки, в которых можем посмотреть не актуальные на данное время документы. При необходимости так же можно просмотреть сканированный экземпляр документа, для просмотра нужно войти в любой документ и нажать кнопку «Файл» и перед нами появится сам документ.

Для того, что бы заранее предотвратить просрочку разрешения на работу или визы, по каждому сотруднику и не рыться по всей базе, в программе предусмотрена настройка. В окне «Документы», программа выделяет документы по срокам: если срок подходит к критическому состоянию, строка выделяется оранжевым цветом, критическое состояние, при котором нужно срочно подавать документы на продление — жёлтым цветом, просроченные документы — красным цветом. Для облегченной работы кадровой службы предусмотрены специализированные отчеты, так же критичность можно посмотреть в самой форме списка сотрудников. Войдя в списки сотрудников, мы увидим графу «Состояние иностранных граждан», при нажатии отобразится список сотрудников окрашенных в критичный цвет. Так же мы можем с помощью «Отбор по срокам документов» отсортировать отдельно «Заканчивается», «Критичный», «Просрочен».

Для удобности просмотра всех документов иностранных граждан так же внесены изменения в отчет «Списки сотрудников организации», который показывает всю кадровую информацию по сотрудникам. В этом отчете появилась группа полей «Документы иностранных граждан», с помощью которых можно вывести реквизиты каждого из видов документов по сотрудникам. Например, мы можем просмотреть по должностям сотрудников их визы, миграционные карты, паспорта и прочие документы.

Таким образом, благодаря данным внедрениям укоряется процесс ведения кадрового учета, производится легкий доступ к первичным документам и предотвращается истечение сроков по миграционным документам иностранных граждан, что при большой численности сотрудников просто необходимо.
 

Учет трудовых договоров

В данной системе реализован учет дополнительных соглашений к трудовым договорам, так как срок трудового договора со всеми дополнительными соглашениями напрямую влияет на расчет страховых взносов, который ведется вместе с учетом гражданства.

Рассмотрим инновации в длительности трудовых договоров. Документ «Дополнительные соглашения к трудовому договору» вносит изменения в данные о гражданстве сотрудника, то есть регистрирует длительность договора и его признак: долгосрочный или краткосрочный. Для предотвращения ошибки при вводе, данная таблица запрещена на редактирование в ручном режиме, что бы внести изменения необходимо ввести дополнительное соглашение. Для присвоения статуса постоянно проживающего или временно проживающего гражданина у сотрудника должны быть соответствующие документы, которые необходимо внести в базу. В случае если документы расходятся с видом застрахованного лица, система выдаст вам предупреждение о том, что не найден актуальный документ.

Если у сотрудника подходит к концу срок трудового договора или срок дополнительного соглашения, на этот случай предусмотрены в системе напоминания. Система формирует задачу для кадрового работника, что данный трудовой договор нужно продлить либо уволить сотрудника.

Благодаря данным разработкам мы получаем контроль над документами иностранных граждан, т. е. программа не даст установить данные трудовых договоров и данные гражданства по сотруднику, которые не соответствуют реальным документам. Исключаются ошибки при расчете страховых взносов, например у сотрудника, есть вид на жительства, а взнос ему рассчитали как временно пребывающему.

Учет ставок налогообложения

Ставка, по которой рассчитывается налог с дохода физических лиц напрямую зависит от количества дней непрерывного пребывания на территории РФ. Необходимо тщательно контролировать количество дней пребывания сотрудников и автоматически рассчитывать для них ставку налогообложения, так как миграционные службы часто устраивают проверки таких сотрудников особенно в том случае, когда их в организации достаточно много.

Для учета периодов пребывания в окне «Документы иностранных граждан» добавлена вкладка «Периоды пребывания», в которой работники кадровой службы вводят дату въезда и дату выезда сотрудника. Пустая дата в графе «Дата выезда» означает, что сотрудник въехал и на данный момент не покидал территорию государства. Система автоматически рассчитывает количество дней пребывания по каждому закрытому периоду, если дата не закрыта, то период считается закрытым по текущему месяцу.

В специальной обработке «Расчет статусов налогоплательщиков» производится расчет общего количества дней непрерывного пребывания за последний год, система показывает текущий статус налогоплательщика и какой статус, необходимо установить с учетом периодов пребывания. Нажатием одной кнопки, система перезапишет и установит новый статус.

С помощью данных разработок мы получаем значительное ускорение расчета корректной ставки налогоплательщика по периодам пребывания, ранее данная процедура делалась вручную. Так же контроль по документам иностранных граждан реализован со ставкой налогоплательщика, например ставку высококвалифицированный иностранный специалист можно установить по сотруднику в том случае, если в базу введен подтверждающий документ.

Учет квот на иностранных сотрудников

Учет квот на иностранных сотрудников – это учет количественного остатка иностранных сотрудников, разрешенных государством для компании, то есть компания подает заявку на определенное количество в органы миграционного учета и получает подтверждение на это количество. Затем каждая единица вычитается, при приеме сотрудника на работу.

Зайдя в окно «Заявка на квоту» увидим вкладку «Загрузить из файла», с помощью которой можно автоматически загрузить файлы предоставляемые сайтом, на котором регистрируются все заявки на квоту. После загрузки увидим сотрудников в разрезе должностей, гражданства, тарифной ставки и количества. К документу «Заявка на квоту» подкрепляется документ «Подтверждение квоты», в котором фиксируется подтвержденное количество ставок и по каждому факту приема на работу регистрируется расход. В данном документе учтена такая особенность законодательства, что если количество сотрудников из стран СНГ превышает квоту, то система предупреждает о превышении нормы, но разрешает превысить количество. Можно включить возможность жесткого контроля. По сотрудникам визовых стран система не дает возможности превысить подтвержденное количество ставок.

В данной системе разработан отчет «Отчет по квотам», который позволяет сравнить, количество заявленных ставок по миграционному учету с количеством занятых единиц и количеством свободных ставок. Контроль ведется в разрезе документа подтверждения и должности. Данный отчет можно разворачивать до сотрудника.

С помощью данных разработок мы получаем грамотный и автоматический учет остатков по визовым сотрудникам. Которые, позволят организации избежать переизбытка количества иностранных сотрудников, в сравнении с подтвержденным количеством в органах миграционного учета. Таким образом, производится контроль квот и документов иностранных граждан. Если нет подтверждающего заявления на выдачу разрешения на работу, система не даст завести документ разрешения на работу иностранного гражданина, а дальнейший контроль не позволит без разрешения его принять. То есть контроль реализован на уровне всей системы.

Отчетность по иностранным сотрудникам

Органы миграционного учета требуют от предприятий предоставления по иностранным сотрудникам довольно большого количества документов. В данном блоке реализована настройка печатных форм в пользовательском режиме. При появлении новых форм, появилась возможность не вносить изменения в конфигурацию программы, а просто добавить новые печатные формы. Так же можем печатать пакеты документов как на одного сотрудника, так и на группу сотрудников.

Открыв документ «Отчетность по иностранным сотрудникам», выбираем вид учета (визовый, СНГ), от которого напрямую зависят комплекты и виды печатных форм документов. Так же на набор печатных форм документов напрямую влияют: организация, подразделение и регион. Если предприятие имеет филиалы в разных регионах, то и организации миграционного учета в этих регионах могут требовать разный набор печатных форм документов или индивидуальные изменения. Перед тем как начать печать необходимо установить нужные реквизиты (организация, подразделение и регион) и система самостоятельно подберет нужные печатные формы.

Так же обратив внимание на заголовок окна, увидим приписку «Оформление разрешения на работу», это действие по которому оформляются документы, соответственно по нему свой комплект печатных форм. Печатные формы реализованы различные от табличных документов 1С до шаблонов Microsoft Word, то есть все необходимые формы для подачи в органы миграционного учета.

Нажав на вкладку «Операции» можем выбрать автоматизированные действия оформления печатных форм документов для подачи их в контролирующие органы. Такие действия как: оформление разрешения на работу, оформление визы, прием на работу, увольнение и другие, помогут быстро сформировать необходимые документы на крупной организации и распечатать одним пакетом.

Настройка печати производится следующим образом. При нажатии кнопки «Печать» система выводит окно «Групповое выполнение действий». В данном окне перечислены все сотрудники и все печатные формы, которые должны быть предоставлены в контролирующие органы по каждому сотруднику. Если нужно печатать не все документы и по отдельным сотрудникам в системе предусмотрены пометки. Так же при большом количестве печати документов мы можем не выводить документ на экран, а сразу пустить на печать.В данной статье мы рассмотрели реализацию сквозного контроля на всех этапах учета иностранных сотрудников, который зависит от предоставленных документов. То есть в систему заводятся все необходимые документы миграционного учета, благодаря которым система при выполнении задач (определение ставки налогоплательщика, определение вида застрахованного лица для расчетов взноса и кадровом учете) опирается на них.

Внедрена автоматизированная система расчета ставок НДФЛ, которая минимизирует ошибки при подсчете количества дней пребывания иностранных сотрудников и учете длительности трудовых договоров. Комплекты печатных форм документов необходимые для контролирующих органов привязаны к виду учета (визовый, СНГ), соответственно система предоставляет нам уже готовые комплекты печатных форм.

Разработанный модуль миграционного учета является автономным и может быть выделен из системы и внедрен индивидуально. То есть можно миграционный модуль внедрить в систему ЗУП или УПП как отдельную систему.