Внеофисное хранение документов

Как в крупных, так и в небольших компаниях бумажный документооборот иногда достигает гигантских размеров. Причем документы с течением времени должны передаваться в архив для дальнейшего сохранения на сроки, оговоренные законодательством.

внеофисное хранение документов – аутсорсинговое решение этой задачи, что может существенно упростить жизнь и деятельность как сотрудников в отдельности, так и компании в целом.

Правильное хранение документации

Законом об архивном деле (№ 125 от 22 октября 2004 г.) оговорена процедура архивирования документации, тогда как приказом № 558 Министерства культуры определены перечень материалов и сроки их сохранения в архиве, часть из которых необходимо хранить десятилетиями (50/75 лет в зависимости от даты создания).

При этом под архив должно быть выделено отдельное пожаробезопасное помещение, где требуется поддерживать соответствующий температурный режим и влажность, дабы хранимые в нем бумажные материалы не разрушались в течение всего срока пребывания. Плюс необходимо обеспечить должный уровень охраны, исключая тем самым возможность несанкционированного доступа к архивам.

Вся документация перед передачей в архив должна быть отобрана (с изъятием дубликатов, копий и ненужных материалов, которые можно уничтожить), отсортирована по типам и подшита в дела.

Все это требует как материальных затрат (подготовка помещения, закупка оборудования, обеспечение климат-контроля, зарплата архивных работников и охраны), так и временных трат (рабочее время работников на подготовку и анализ документации для отправки в архив в соответствии с требованиями действующего законодательства).

Стоит отметить, что неправильное содержание бумажных материалов в архиве чревато и последствиями для здоровья работающих с ними сотрудников. Пыль, плесень, бактерии могут стать реальной проблемой, решение которой также потребует расходов.

Для упрощения этого процесса и сокращения трат можно воспользоваться услугами компаний, специализирующихся как на предварительной подготовке документации, так и на ее дальнейшем хранении вне вашего офиса.

Плюсы внеофисного хранения

В сохранении документации вне офиса есть ряд положительных моментов для компаний. А именно:

• Экономия. Не требуются помещение и расходы на его содержание, не нужны лишние трудозатраты сотрудников компании на работу с архивом и материалами, хранящимися в нем. Отсутствие штрафов от проверяющих органов за несоблюдение требований законодательства. Это большой плюс такой услуги, как внеофисное хранение документов. Цена работы аутсорсинговой компании обычно меньше общих затрат при самостоятельной организации архива.
• Оценка документации. Аутсорсинговая компания с большим опытом работы точно знает все требования законодательства и рекомендации Минкульта и Росархива по срокам хранения. Поэтому специалисты быстро проанализируют поступившие материалы, отсортируют по типам и предстоящим срокам нахождения в архиве. Также будут уничтожены документы, сохранение которых не требуется. Данная услуга не обязательна, но она сильно упростит жизнь вашим работникам.
• Секретность. Для части документов требуется соблюдение секретности. И внеофисное сохранение документации посредством услуг аутсорсинговой компании – отличный способ это сделать. Материалы размещаются в специализированные короба (или ячейки) без дополнительных надписей на них. Каждому коробу и делу присвоен свой штрихкод, благодаря которому можно быстро найти необходимый документ. Доступ к материалам, требующим секретности, ограничен. Помещение архива с секретными документами обеспечено дополнительной системой охраны. Даже уборка архивных помещений проводится в присутствии уполномоченного сотрудника.
• Доступность и быстрый поиск. Строгий учет, правильная сортировка хранящихся материалов и специализированные программные комплексы обеспечивают оперативную работу с документами в архиве. Любая документация по запросу может быть предоставлена вам либо в день поданной заявки, либо на следующий день как по месту нахождения архива, так и доставлена курьером. Также при отсутствии необходимости работы с бумажным оригиналом в день запроса на оговоренную электронную почту будет выслана скан-копия требуемого документа.

Почему именно мы?

Наша компания одна из самых крупных в Москве среди специализирующихся на работе с архивами. Огромный опыт работ, тщательный подход к условиям содержания документации в архиве и строгое соблюдение всех законодательных норм стали одними из немаловажных критериев, по которым клиенты выбирают именно наши услуги. Также у нас нет ограничений на объем хранимых материалов. Плюс мы предлагаем выбор способа сохранения документации, начиная с архивных коробов и заканчивая обособленным помещением, выделенным исключительно для вашей организации.

Наши специалисты готовы подробно проконсультировать вас обо всех нюансах архивного хранения документации и услугах компании.