Как выстроить процесс управления закупками

Закупки требуются каждому предприятию, поскольку они помогают получать те товары или услуги, которые нужны для функционирования бизнеса.

Отдел управлением закупками покупает сырьё для производственных компаний и реализуемую продукцию для торговых. В зависимости от того, как выстроена работа предприятия, отдельные подразделения самостоятельно приобретают то, что им необходимо (например, товары для офиса), либо всё делается централизованно через отдел закупок. Чем крупнее компания, тем больше товаров и услуг ей нужно для работы. И тем важнее для неё грамотно организовать процесс их приобретения.

Под этим словом в бизнесе понимают набор методов и средств, которые помогают приобрести товары для дальнейшего использования, в основном оптовыми или мелкооптовыми партиями.

Стратегическая цель организация закупок – найти поставщиков, которые предложат товары / услуги:

• Подходящего качества.
• По минимальной цене.
• На удобных для компании условиях.
• С поставкой без задержек, в нужный срок.

Обычно в компании есть отдел закупок, который занимается тем, чтобы находить всё более выгодных поставщиков, проводить их отбор и заключать договора.

Что такое процесс закупок

Это набор последовательных действий, которые предприятие предпринимает, чтобы получить нужные товары / услуги. Бизнес-процесс выглядит так:

• Определение потребности в товаре или услуге. Контроль закупок сильно интегрирован с контролем запасов. Основная идея в том, чтобы в компании всегда имелся запас сырья, расходных материалов. Это помогает работать без перебоев. Но избыточные запасы тоже не нужны, потому что вызывают трудности с хранением.
• Создание заявки. В ней нужно определить все параметры будущего контракта: точные характеристики товара или услуги, объём, срок поставки, бюджет.
• Исследование рынка. Может происходить путём рассылки коммерческого предложения потенциальным поставщикам и сбора встречных предложений.
• Анализ поступивших предложений. Включает в себя и сравнение цен, и изучение самих потенциальных поставщиков: их репутации, отзывов, портфолио.
• Выбор поставщика, заключение договора.
• Заказ, оплата, поставка.
• Оценка результатов сотрудничества.

Если поставщик хороший, компания заинтересована дальше с ним сотрудничать. Однако отдел закупок обязан прилагать усилия, чтобы получить от данного поставщика более выгодные условия при следующем контракте, либо чтобы найти другую компанию, которая предложит то же самое дешевле, или по той же цене сделает больше.

Стратегия закупок

Стратегия важна, так как влияет на очень многое. Закупочная стоимость сырья напрямую коррелирует с себестоимостью продукции и с тем, по какой цене компания сможет её впоследствии предлагать. Поэтому снижение расходов на услуги поставщиков так же важно для получения прибыли, как и дополнительная выручка.

Традиционно выделяют 2 стратегии:

1. Push (толкающая). Покупки совершаются по сигналу руководства, формируются большие запасы. Компания одновременно работает со многими поставщиками, возникает конкуренция, появляются основания запрашивать снижение цены.
2. Pull (тянущая). Покупка совершается по запросу клиента компании либо её отдела. Запасы ограниченные, поставщиков мало, прилагаются усилия, чтобы выстроить с каждым из них длительное взаимодействие.

Какую стратегию лучше выбрать, зависит от специфики компании. Первый подход направлен на то, чтобы уменьшить расходы. В том числе, благодаря оптовым скидкам, снижению транспортных расходов (перевозка одной большой партии дешевле, чем десятка мелких). Он часто реализуется на производственных предприятиях, где заранее известно, что сырьё всё равно будет израсходовано, а вот простой из-за дефицита недопустим.

Второй подход часто практикуют торговые сети, которые не желают создавать избытки продукции, в особенности скоропортящейся. Вместо этого товар мелкими партиями заказывается в те магазины, где он закончился.

Выбор подходящей стратегии помогает создать гибкую систему, которая поддерживает запасы на нужном уровне, не допуская ни избытка, ни дефицита.