Корпоративные мероприятия

К наиболее распространенным корпоративным мероприятиям развлекательного характера относят:

• календарные праздники (новый год, День защитника отечества, Международный женский день, День защиты детей и пр.);
• профессиональные праздники (День кадровика, юриста, нефтяника и т.д.);
• День рождения организации.

Данная компания организации корпоративных мероприятий может нести в себе не только развлекательную миссию, но так же включать торжественную часть с награждением выдающихся сотрудников организации грамотами и именными подарками. Также можно включить в корпоратив информативную цель – объявить сотрудникам информацию о нововведениях в организации.Организуют такие мероприятия по определенному алгоритму действий, или силами организации, или с привлечением сторонних организаций. В том случае если мероприятие проводят в загородных условиях, учитывают особенности организации загородного отдыха. 

Цели корпоративных мероприятий

Корпоративные мероприятия проводят с целью:

— поддержать корпоративный дух и традиции организации, пропагандировать корпоративную культуры;

— создать необходимый психологический климат в коллективе и построить эффективные внутрикорпоративные коммуникации;

— мотивировать персонал к выполнению своей работы наилучшим образом и формированию профессиональных и психологических навыков;

— укрепить кадровый состав (выявить талантливых сотрудников, предотвратить утечку кадров и нейтрализовать конфликтные ситуации в коллективе);

— развить у сотрудников чувство корпоративной гордости за организацию.

Выбор организатора мероприятия

Корпоративные мероприятия можно провести силами сторонних организаций, специализирующихся на проведении корпоративных мероприятий, или собственными силами организации.

Наиболее часто для проведения масштабных развлекательных, командообразующих, неформальных, обучающих корпоративных мероприятий приглашают сторонние специализированные агентства. Остальные мероприятия в основном организуют и проводят собственными силами организации.

При выборе организаторов мероприятий оцените:

— объем работы при проведении мероприятия;

— сложность задачи;

— возможности организации (бюджет, опыт и знания сотрудников);

— сроки подготовки и проведения мероприятия;

— наличие свободного времени у сотрудников, назначенных ответственными за организацию мероприятия и т.д.

Решение о выборе организатора мероприятия примайте на основании анализа указанных факторов, финансовых возможностей организации и доводов главного инициатора мероприятия (часто руководителя службы персонала).

Мероприятие силами организации

В случае если руководителем организации было принято решение провести корпоратив силами организации рекомендуется:

— сформулировать цель и определить задачи мероприятия;

— сформировать для организации и проведения мероприятия рабочую группу из инициативных сотрудников организации;

— распределить обязанности между членами рабочей группы согласно их специализациям, желаниям и возможностям;

— составить календарный план работ по проведению мероприятия с распределением функций и сроками выполнения;

— составить список возможных форс-мажорных ситуаций и сложностей, продумать способы их решения. Проверить отсутствие основных ошибок при организации и проведении мероприятия;

— в случае участия в мероприятии руководства организации учесть их пожелания к собственной роли на мероприятии, определить время, которое необходимо руководству для официальной речи, уточнить содержание речи и пожелания к месту, меню и другим условиям комфорта;

— определить способ оповещения сотрудников о предстоящем мероприятии и организовать (в случае необходимости) доставку сотрудников к месту проведения мероприятия;

— при проведении мероприятия на свежем воздухе учесть специфику его проведения;

— при непосредственном проведении мероприятия (особенно если присутствует алкоголь) назначить дежурных, которые будут отвечать за безопасность сотрудников и ненавязчиво контролировать процесс.

Пример распределения обязанностей между членами рабочей группы по организации корпоратива

В организации  было принято решение провести корпоративное праздничное мероприятие силами организации. Обязанности между сотрудниками организации были распределены следующим образом:

— руководитель службы персонала разрабатывает концепцию и цели мероприятия, согласовывает их с руководством организации;

— специалисты службы персонала решают основные организационные вопросы и выполняют роли ведущих (аниматоров);

— сотрудники отдела маркетинга разрабатывают программу и сценарий мероприятия, согласовывают их с руководителем службы персонала и руководителем организации;

— сотрудники отдела логистики оформляют документы на аренду помещения для корпоратива, совместно с сотрудниками службы персонала прорабатывают меню;

— сотрудники административно-хозяйственного отдела занимаются техническим оснащением и закупкой реквизита для культурной программы;

— сотрудники бухгалтерии рассчитываю бюджет мероприятия и подготавливают финансовую отчетность. 

Как самостоятельно организовать корпоратив в загородных условиях

В случае проведения корпоратива на свежем воздухе, кроме общих организационных моментов, дополнительно необходимо:

• определить место проведения мероприятия (иногда требуется получить разрешение у администрации населенного пункта, где будет проводиться массовое мероприятие);

• определить, какой должен быть внешний вид площадки для корпоратива (вид должен соответствовать уровню и тематике мероприятия);
• обеспечить сотрудников удобством – соответствующая мебель (столы, стулья, тенты и т,д.), наличие туалетов, место для хранения вещей и т.д.
• разбить территорию мероприятия на зоны: зона спокойного отдыха, зона активного спортивного отдыха, зона приема пищи и т.д.
• организовать питание сотрудникам, определить процесс приготовления или разогрева еды, ее сервировки, обслуживания и т.д.
• организовать комфортную доставку сотрудников до места мероприятия и обратно;
• организовать присутствие на мероприятии представителя медицины (спортивные мероприятия, загородный отдых, алкоголь – несут повышенную опасность для здоровья);
• организовать последующую уборку территории и вывоз мебели, оборудования и т.д. 
  

Мероприятие силами стороннего агентства

В том случае, если было принято решение о проведении мероприятия силами сторонней организации, рекомендуется:

— определить цель мероприятия, размер бюджета на его проведение, пожелания и требования к качеству и срокам проведения;

— выбрать организацию, специализирующуюся на проведении корпоративных мероприятий (желательно с опытом проведения аналогичных мероприятий, с хорошими рекомендациями и за доступную цену);

— познакомиться с представителями агентства, которые непосредственно будут организовывать, и проводить мероприятие (обсудите с ними свое видение корпоратива и размер расходов по определенным статьям, четко поставить цель и обозначить задачи мероприятия);

— совместно с представителями агентства учесть особенности разработки программы мероприятия, возможные сложности и ошибки организации мероприятия;

— определить периодичность встреч для обсуждения хода подготовки;

— заключить с агентством договор на оказание услуг;

— согласовать с руководителем организации предложенную программу мероприятия;

— курировать организаторов на всех стадиях подготовки и проведения мероприятия.

Особенности разработки программы

При разработке программы корпоратива оцените:

— соответствие мероприятия ожиданиям всего коллектива. Коллектив может быть разнороден, как по возрасту, так и по интересам. Поэтому предварительно проведите анкетирование или устный опрос сотрудников. Для разработки и реализации программы мероприятия, которая будет соответствовать коллективу, можете пригласить сотрудников, которые придумают сценарий, оформят сцену, зал и т.д.);

— желание сотрудников участвовать в мероприятии. Проведите опрос среди сотрудников (по анкетам, на сайте, через руководителей и т.д.), выясните насколько интересно предстоящее мероприятие сотрудникам. Уточните при нежелании участвовать в мероприятии причину отказа. Сделайте анализ причин отказа, возможно, сама причина является поводом применить конкретные мотивационные инструменты, например, возможно в коллективе есть скрытые конфликты с коллегами или неприязнь к руководству. Этот вопрос необходимо решить до проведения корпоративного мероприятия;

— возможность покинуть мероприятие в любое удобное время. Заранее приготовьте регламент встречи и озвучьте его сотрудникам. Если мероприятие проходит на теплоходе или в ином месте, покинуть которое сотрудникам самостоятельно будет не возможно (до определенного времени – окончания мероприятия), обязательно сообщите это сотрудникам. 

Возможные сложности

К наиболее часто встречающимся сложностям при проведении корпоратива относят:

• не соответствие программы мероприятия пристрастиям сотрудников (не учтен возраст, пожелания и т.д.), как результат – недовольство сотрудников. Учтите, что всегда есть недовольные сотрудники, важно оценить количество недовольных и причину этого, сделать выводы на будущее;
• плохое техническое оснащение (световое и звуковое сопровождение, организация костра, приготовление пищи и т.д.). Такого плана сложности решают в зависимости от ситуации;

• травмы при проведении спортивных, выездных мероприятий. При большом количестве участников мероприятия заранее пригласите представителя медицины, можете застраховать здоровье и жизнь участников спортивных соревнований, не допускайте чрезмерное употребление алкоголя участниками мероприятия и т.д.;
• плохие погодные условия. При проведении мероприятия на улице заранее узнайте прогноз погоды и для подстраховки приготовьте закрытые палатки, тенты, зонты или вариант проведения мероприятия на закрытой территории (веранде, зале загородного клуба) и т.д.

Кроме вышеприведенных сложностей в каждой организации могут возникнуть любые ситуации, вопросы, требующие срочного решения, поиска альтернативных вариантов, дополнительных финансовых вложений и т.д. В связи с этим необходимо предварительно оценить степень риска, проработать варианты сложностей, заложить в бюджет мероприятия определенную сумму для решения форс-мажорных ситуаций, а так же быть психологически готовыми к тому, что возможно надо будет поменять план мероприятия.

Заранее определите сотрудников, которые могут помочь в решении возможных сложностей, договоритесь с ними об оказании срочной помощи, подстраховки.

Возможные ошибки

При подготовке и проведении корпоратива стремитесь исключить следующие ошибки:

— неправильная постановка целей и задач мероприятия;

— позднее начало подготовки;

— неправильно определено ответственное лицо;

— требование от всех сотрудников активного участия в мероприятии;

— неправильно подобрано место и стиль проведения мероприятия;

— неправильное поведение руководителя организации и т.д.