Организация праздников: как правильно выбрать event-агентство?

Менеджера одного из лучших event-агентств Америки журналисты спросили, что отличает его фирму от конкурентов, в чем кроется секрет успеха. На что был получен предельно краткий и емкий ответ: «У нас есть опыт, мы проявляем внимание к деталям и всегда точно знаем, чего хотят клиенты».

Можно было бесконечно рассуждать о достоинствах его эвент-агентсва, однако профи сразу назвал главное: опыт, внимание к деталям и потребностям клиента действительно решают при организации любого мероприятия.

Когда планируете организовать большое мероприятие (неважно, свадьба это, день рождения, корпоративная вечеринка, скучный семинар или яркая PR-акция), существует два пути. Можете сделать все самостоятельно или довериться праздничному агентству, которое все продумает и организует за вас.

Если вы никогда в жизни не участвовали в подготовке мероприятий, приготовьтесь к преодолению серьезных трудностей. Это нетривиальная задача, требующая свободного времени, организаторских способностей и вкуса.

Если вы сразу решили довериться специалистам из агентства организации праздников, тоже не спешите расслабляться.

С одной стороны, эвент-агентство сэкономит массу времени и сделает праздник эффектным и запоминающимся.

С другой стороны, совсем не просто выбрать действительно хорошее праздничное агентство, которое устроит отличное мероприятие и при этом не заломит космическую цену. Особенно в нынешних реалиях, когда буквально каждый желающий подработать позиционирует себя как «профессионального организатора торжеств».

Как правильно выбрать event-агентство и не разочароваться?

1.       Знайте свои потребности

Для начала составьте собственный wish-лист, где будет перечислен полный, всеобъемлющий список ваших потребностей на планируемое мероприятие. Не растекайтесь по древу, а ограничьтесь теми лимитами и деталями, которые для вас принципиальны. Остальное вы либо оставите на усмотрение организатора, либо решите вместе.

2.       Тщательно проверьте компанию

Остановившись на одном эвент-агентстве, проведите небольшое расследование. Выясните его статус (работают ли они легально), найдите отзывы или разыщите людей, которые пользовались их услугами. Если перед вами крошечное начинающее праздничное агентство, о котором никто не слышал – не рискуйте. Несмотря на цену.

3.       Ищите опытное агентство

Как мы говорили в самом начале, опыт организации праздников крайне важен.

По сути, выбор event-агентства можно свести к выбору оптимального соотношения опыта и стоимости услуг.

Чем больше мероприятий за плечами агентства, тем лучше они учитывают мелкие нюансы подготовки и справляются с непредвиденными ситуациями, тем больше у них полезных контактов с отелями, поставщиками, артистами, магазинами и т.д. Опыт и наличие позитивных отзывов – важнейший индикатор!

Организация мероприятия – задача, требующая не только определенных навыков, но и знания локальной специфики, наличия надежных партнеров по месту. Никогда не нанимайте именитое международное event-агентство только из-за громкого названия, не проанализировав реальный опыт работы в ваших краях.

4.       Близость и доступность агентства

Непрерывное общение с организатором торжеств является залогом успеха любого проекта. Идеальное эвент-агентство – близкое и доступное. Оно должно располагаться в вашем населенным пункте или по соседству. Ваш event-менеджер должен быть в зоне досягаемости и быстро прибывать на место при необходимости.

5.       Коммуникабельность

Чтобы учитывать потребности клиентов и своевременно корректировать планы, event-менеджер обязан обладать отличной коммуникабельностью. Оценить социальные навыки можно при первой встрече. Если муза вашего праздника является с грязным воротничком, не знакома с правилами этикета, «тормозит» и путается в словах – бегите!

6.       Нужны хорошие связи

Тон мероприятию задают ведущие, артисты, оформители и другие партнеры, которых привлекает event-агентство. Узнайте о связях агентства как можно больше. Попросите перечень кейтеринговых компаний, поставщиков оборудования, мест проведения торжеств, музыкантов и артистов, которых они могут предложить.

7.       Не ищите дешевых вариантов

Бюджет играет жизненно важную роль в организации мероприятия. Если ваша семья или фирма стеснена узкими рамками кризисного бюджета, это не означает, что можно экономить на услугах хорошего эвент-агентства!

Скорее, наоборот. Грамотные организаторы торжеств умеют подобрать самое лучшее на ваши деньги. Благодаря безупречному вкусу и опыту нередко удается устроить экономный праздник, который выглядит на миллион.

8.       Не жалейте денег на оборудование

И снова о бюджете. Вы можете схитрить, когда речь идет об оформлении зала, флористике, сервировке и прочих мелких деталях. Но никогда не экономьте на качественном звуковом и световом оборудовании для праздника, транспорте и специальном оборудовании вроде шоколадных фонтанов.

Если event-агентству требуется арендовать оборудование – берите самое лучшее и надежное!

9.       Выбирайте между 2-3 кандидатами

Американские эксперты по организации торжеств не рекомендуют отправлять wish-лист и план мероприятия сразу десятку агентств, ожидая лучшего предложения. Если вы действительно провели основательный анализ, то обязательно выделили 2-3 наиболее подходящих под критерии эвент-агентства. Если этого не произошло и глаза продолжают разбегаться от пестрой массы объявлений – вы просто не провели качественный отбор!

10.    Работайте с теми, кто готов работать с вами

Профессиональное праздничное агентство постарается максимально соблюдать ваши пожелания, не станет навязывать чересчур дорогие услуги и направлять вас к «нужным» поставщикам и рестораторам. Один из признаков хорошего агентства – готовность эффективно работать с бюджетом и wish-листом своих клиентов.